אחסון מסמכים וארכיון לעסקים: כמה שנים חובה לשמור
אם העסק שלכם צבר קלסרים שכבר אין להם מקום במשרד, הפתרון המתאים הוא אחסון מסמכים מסודר מחוץ למשרד. חשוב לשמור על גישה בכל עת ועל תיעוד של מה יש בכל ארגז. את ספרי החשבונות חובה לשמור לפחות 7 שנים, ולכן הארכיון רק גדל. בבית האחסון עסקים רבים שוכרים יחידה לארכיון, ומשחררים שטח יקר במשרד.
המדריך הזה מסביר כמה זמן חובה לשמור כל סוג מסמך, ומה עושים לפני שמעבירים ספרים למקום אחר. בסופו תמצאו שיטה פשוטה לסידור הארכיון.
כמה שנים חובה לשמור מסמכים של עסק?
לפי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), את מערכת החשבונות שומרים 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת. לחלופין, 6 שנים מיום הגשת הדוח השנתי לאותה שנה. התקופה הקובעת היא המאוחרת מבין השתיים.
הכלל הזה חל על ספרי העסק, הרישומים והמסמכים שקשורים אליהם, כמו קבלות על הוצאות. גם המדריך של כל זכות לניהול ספרי חשבונות מציין תקופת שמירה של 7 שנים.
סוג מסמך | תקופת שמירה | הערה |
ספרי חשבונות, קבלות וחשבוניות | 7 שנים מתום שנת המס, או 6 שנים מהגשת הדוח (המאוחר) | לפי הוראות ניהול פנקסים |
גיבוי של מערכת חשבונות ממוחשבת | אותה תקופה | גיבוי רבעוני, במקום נפרד מהמחשב |
תלושי שכר ורישומי עובדים | מומלץ לפחות 7 שנים מסיום ההעסקה | תקופת ההתיישנות לתביעות שכר |
חוזים והסכמים | לפחות 7 שנים מסיום ההתקשרות | תקופת ההתיישנות הכללית |
שורות 3 ו-4 הן המלצה מקובלת לפי תקופת ההתיישנות, ולא חובת שמירה מפורשת. רואה החשבון של העסק יתאים את התקופה לתחום שלכם.
החובה שרוב העסקים לא מכירים: הודעה לפקיד השומה
ההוראות קובעות שיש לשמור את ספרי העסק במען העסק, כפי שהוא מופיע בדוח השנתי. עסק שמעביר את הספרים למקום אחר, למשל ליחידת אחסון, חייב להודיע על כך לפקיד השומה.
זה צעד פשוט, אבל חשוב. מי שמעביר ארכיון למחסן בלי להודיע עלול להסתבך בביקורת. לכן, לפני שמעבירים קלסרים של שנות מס פתוחות, בדקו עם רואה החשבון את נוסח ההודעה ואת העיתוי.
אפשר לסרוק במקום לשמור נייר?
לא תמיד. סריקה רגילה לבדה לא עונה על דרישות השמירה. מאז 2013 רשות המסים מאפשרת לשמור מסמכים חיצוניים, כמו חשבוניות ותעודות משלוח, בארכיון ממוחשב, אבל רק בתנאים שנקבעו בהוראות. העסק צריך לעמוד בדרישות הטכניות שנקבעו לסריקה ולארכוב.
בפועל, רוב העסקים הקטנים שומרים את המקור בנייר, לפחות לשנים שעדיין פתוחות לביקורת. לכן הארכיון הפיזי ממשיך לגדול, גם בעסקים שעובדים בעיקר דיגיטלית.
איך מסדרים ארכיון שקל למצוא בו מסמך
ארכיון טוב נבנה לפי שנה, ולא לפי נושא. כך יודעים בדיוק מתי אפשר לגרוס כל ארגז.
- ארגז אחד לכל שנת מס, עם סימון גדול של השנה בצד הארגז.
- על כל ארגז כותבים גם "תאריך ביעור": השנה שבה מותר לגרוס אותו.
- בתוך הארגז מפרידים לפי סוג: הכנסות, הוצאות, בנקים, עובדים.
- מכינים רשימת מלאי, בקובץ או על דף, שמפרטת מה יש בכל ארגז.
- מניחים את השנים האחרונות קרוב לדלת, ואת הישנות בעומק.
הטיפ של "תאריך ביעור" חוסך הכי הרבה. כל ינואר עוברים על הארגזים, גורסים את מה שעבר את התקופה ומפנים מקום לשנה החדשה.
איך שומרים על מסמכים מנזק
נייר רגיש ללחות, לחום ולמזיקים. ארגזי קרטון על רצפה לחה עלולים להיהרס תוך חודשים.
- הרימו את הארגזים מהרצפה על משטח או מדף.
- השתמשו בארגזי ארכיון סגורים, ולא בשקיות.
- השאירו רווח קטן בין הארגזים לקיר.
- אל תשאירו מסמכים ליד צנרת או חלון.
בבית האחסון היחידות ממוקמות במבנה בטון, ששומר על טמפרטורה יציבה יותר ממכולת פלדה. המתחם מאובטח במצלמות, והתכולה מבוטחת בביטוח מלא. עוד על הכיסוי תמצאו במדריך ביטוח תכולה באחסון.
"עורכי דין ורואי חשבון מעבירים אלינו ארכיון בגלל דבר אחד. הם רוצים להגיע לקלסר ישן גם בערב, כשלקוח מבקש מסמך דחוף."
מתי כדאי להעביר ארכיון לאחסון חיצוני
- כשהקלסרים תופסים חדר או חלק ממנו במשרד.
- כשעוברים למשרד קטן יותר, או לעבודה היברידית.
- כשסוגרים עסק, אבל עדיין חייבים לשמור את הספרים.
- כשרוצים להפריד בין ארכיון לבין מלאי או ציוד פעיל.
שטח משרדי עולה הרבה יותר ממטר אחסון. ארכיון שעובר ליחידה משחרר מקום לעבודה, בלי לוותר על הגישה. לפרטים על שירותי האחסון לעסקים, ראו שירותי אחסנה ביבנה.
שאלות נפוצות
כמה שנים חובה לשמור קבלות וחשבוניות?
לפי הוראות ניהול פנקסים, 7 שנים מתום שנת המס, או 6 שנים מהגשת הדוח, המאוחר מבין השתיים. בבית האחסון עסקים רבים שומרים ארגז לכל שנת מס, כדי לדעת מתי מותר לגרוס אותו.
מותר לשמור את ספרי העסק במחסן?
כן, בתנאי שמודיעים לפקיד השומה שאתם שומרים את הספרים מחוץ למען העסק. כדאי לתאם את ההודעה עם רואה החשבון. בבית האחסון הגישה ליחידות מסודרת 24 שעות, כך שאפשר להביא מסמכים לביקורת בכל זמן.
אפשר לסרוק מסמכים ולזרוק את המקור?
רק בתנאים שקבעה רשות המסים לארכיון ממוחשב. סריקה רגילה לא מספיקה. עד שרואה החשבון מאשר, בבית האחסון ממליצים לשמור את המקור בנייר, בארגזים מסודרים לפי שנה.
איך שומרים על מסמכים מלחות?
מרימים את הארגזים מהרצפה, משתמשים בארגזי ארכיון סגורים ומשאירים רווח מהקירות. בבית האחסון היחידות ממוקמות במבנה בטון, שמתאים לאחסון נייר לאורך שנים.
מה עושים עם מסמכים שעברה תקופת השמירה שלהם?
גורסים אותם בצורה מאובטחת, במיוחד כשיש בהם פרטים אישיים של לקוחות או עובדים. בבית האחסון ממליצים לסמן על כל ארגז את שנת הביעור, ולבצע גריסה פעם בשנה.
כמה מקום תופס ארכיון של עסק קטן?
זה תלוי בכמות הניירת. ארגז ארכיון אחד לשנה מספיק לעסק קטן, ועסק גדול יותר צריך כמה ארגזים לשנה. בבית האחסון אפשר להתחיל ביחידה קטנה ולעבור לגדולה יותר כשהארכיון גדל. להערכת הנפח, היעזרו במדריך הגדלים של יחידות אחסון.
בסופו של דבר, ארכיון מסודר לפי שנים, מחוץ למשרד ועם גישה מלאה, חוסך מקום ומונע לחץ בביקורת. בית האחסון ביבנה מלווה עסקים בהעברת ארכיון ליחידה מאובטחת. צרו קשר עם צוות בית האחסון ונתאים לכם יחידה לפי כמות הקלסרים.
המידע במאמר כללי ואינו מחליף ייעוץ של רואה חשבון.
כתב: צוות בית האחסון | נכתב: 20.10.26
